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⑦公司籌組


7.1 引言


當創業人士尋找到合適的發展機會,擬定好一套創業計劃,以及完成了潛在市場的評估後,下一步便是要成立一間公司去實踐這個創業計劃。在籌組公司時,創業人士除了要認識有關成立公司的程序、法例及註冊手續,亦要了解各種公司架構的特色、優點和缺點,並且要留意公司架構與成立形式對公司將來的運作和所需負上的責任有莫大關係,從而選取最適合生意發展的公司架構。





7.2 籌組公司


籌組一間公司主要從以下三方面著手:

  1. 營運地點
    公司的營運地點可以是工廠、寫字樓、店舖,甚至可以是在家中。即使是電子商貿,也需要一個實質的運作地點去處理網上的交易和資訊。
  2. 公司架構
    在香港成立公司可選擇的公司架構包括獨資、合夥及法團公司。不同的架構由不同的公司成員組合而成,所成立的公司亦有不同法律地位,公司成員的責任及開業註冊手續也有分別。
  3. 營運管理
    公司的管治模式、經營原則、工作權責分配、管理文化等,也將會直接影響公司的運作。

7.2.1 營運地點


創業人士為公司選址時,先要考慮所選地方是否適合擬經營的生意,一方面要顧及公司和員工工作的需要,另一方面也要顧及方便客人、市場潛力以及公司或產品形象等問題。公司選址對零售業來說尤其重要。

創業人士為公司選址時需留意以下幾點:

  1. 生意運作對地方設施的要求:
    首先要考慮擬經營的生意所需要的各項配套設施。如果從事工業生產,工廠或工業用地會較適合,因為使用工業設備時要滿足環保、供電、通風及樓宇地台承重量等要求。若是經營飲食業則須要求在供電、通風、走火通道、食水污水、洗手間等各方面符合規定。創業人士宜注意開業地點的設施是否足夠和合符規格,亦要檢查樓宇用途,例如工業大廈不能作零售店舖用途等。
  2. 生意運作對地方大小的要求:
    辦公地方的面積大小會直接影響租金及其他雜費支出。地方太大會令支出增加,地方太細卻可能妨礙日常工序運作。創業人士宜先評估需要,在成本和需要之間取得平衡。
  3. 客戶的要求:
    選擇辦公地點時亦要照顧客戶的需求,特別是零售及飲食業等需要顧客「上門」光顧的行業,就更不可「離客萬丈」。一方面要顧及區內的目標客戶,另一方面,為顧及公司形象,附近店舖或設施的檔次亦須與目標客戶配合。

    如果生意具備獨特的賣點,如價廉、質優或提供增值服務,便不妨在同類公司林立的地方開業。雖然生意會受到較大的競爭,但在同區開業有助吸引有相同需要的客人人流。香港有好幾個著名的電腦商場、九龍城一帶的食肆、荷里活道一帶的古董店、以及港島西區的海味市場,都是當中的成功例子。
租務須知
  1. 租金:

    租金一般按月計算,創業人士要留意租金是淨租金還是已包括部分或全部的雜項支出如管理費、差餉等。創業人士亦需注意有關租金在租約期間重訂的條款,有部分租約會規定每年租金的升幅比率或重訂租金的依據。在簽約前,租戶宜先計算在整段租約期(不單是目前)的總成本。
  2. 租用期:

    創業人士應留意租用期限及續租的權利。部分租約會列明在租用期滿後,租戶有權以先前訂立的某數額的租金續約一段時間。創業人士需考慮生意的回本期,如租約太短,生意還未能回本,則等於做賠本生意。另外,創業人士或會忽略有關私人擔保的問題。有部分租約要求租戶(若是有限公司)其中一名董事作私人擔保,即如果在租約期滿前公司欠租或毀約,公司董事需要私人負責賠償業主的損失,創業人士亦需考慮上述風險。
  3. 免租期:

    不少業主都會提供所謂「免租期」吸引租客,即在一個指定的時間內無需繳租,但大部分業主仍會要求租客在免租期內繳交管理費及其他雜費。免租期的長短通常視乎該物業的租約期長短及供求情況而定。創業人士宜盡量利用免租期完成寫字樓或店舖的裝修工程,務求在需要繳租時已開始營業。此外,亦有業主會把免租期分為兩部分,第一部分在租約第一年生效,餘下的部分則會在租約的第二年或較後時間提供。創業人士在洽談租約時需向業主詳細查問。
  4. 租約內容:

    租約除了需要列明租金、租用期以及定時繳租的詳情,還要清楚列出有關稅項、雜費、保險、保養維修、單位用途、分租權如何處理等條款,以免業主和租戶將來引起爭論。

商務中心

創業人士在開業初期,基於資金及生意規模所限,未必可以負擔租用獨立寫字樓(支出包括租金、按金和購置辦公室傢俬及設備的費用),可考慮租用商務中心。

商務中心的概念是將一間大型寫字樓分租給多間其他公司,形式一般是將寫字樓分成多個小房間、間隔或多張辦公檯出租。商務中心通常亦備有常用的辦公室文儀設備(如影印機和傳真機),以及提供會議室及專人電話代接等服務。

對於 S.O.H.O. 一族來說,如果不想以住址作為商業通訊地址,可考慮租用商務中心,以及使用商務中心的地址作登記用途。(詳情請瀏覽第3篇《創業形式》 第 3.4 章)

某些國際性的連鎖商務中心在國內及海外均設有分公司。從事貿易或需要短期逗留外國洽商業務的人士,可考慮利用這類商務中心所提供的服務。

7.2.2 公司架構


公司架構主要可分為三種:獨資、合夥經營及法團公司。

獨資經營 (Sole Proprietorship)

所謂「獨資經營」,就是以個人名義獨自出資經營業務。創業人士可聘用員工協助經營其業務,但公司的利潤、虧損及債項等將由創業人士負責。

成立獨資公司手續十分簡單,只需在開業後一個月內向稅務局商業登記署辦理商業登記。商業登記須每年續期,有關商業登記費及徵費詳情,請參閱稅務局網頁http://www.ird.gov.hk/chi/tax/bre.htm

其實,無論是獨資、合夥或法團公司,均須向商業登記署註冊,亦必須將有效的商業登記證在營業地址的當眼處展示。

取得商業登記證並不等於可以馬上開業。因為部分行業涉及其他種類的牌照或需要經營者具有認可專業資格,創業人士應向有關部門查詢各項牌照的申請及認可專業資格的規定。

由於獨資公司的開業手續簡便,加上獨資經營只需向自己負責,不受任何投資者掣肘,可說是最具彈性的公司架構。如果業務單憑資金或個人專才就能運作,或創業人士不想把產品的秘密公開讓其他投資者或員工知道,便可考慮採用獨資形式經營。

一般獨資經營者須獨力承擔公司的全部風險及債務責任。假若負債超過生意的資本,經營者仍須以個人財產償還,所負上的債務責任是無限制的。

一般獨資公司需要面對的最大難題,就是需要籌集所有營運資金。所謂「一人計短,二人計長」,很多業務上的問題未必可以單靠個人力量解決,獨資經營者可考慮聘請員工、徵詢顧問意見,或尋找生意夥伴幫忙。


合夥經營 (Partnership)

根據香港法例第 38 章《合夥條例》,合夥是指為牟利而共同經營業務的人之間所存在的關係。合夥商號是指由兩個或以上的合夥人所組成的業務。

合夥商號的特點是每一位合夥人都是合夥商號及其他合夥人的代理人。任何一位合夥人在經營合夥業務時所作出的行為,都對合夥商號及所有其他合夥人具有約束力。需以合共和各別 (Joint and Several) 的形式來負責合夥商號的所有債務。

創業人士可組成:
  1. 有限責任合夥(Limited Partnership) - 根據香港法例第37章《有限責任合夥條例》,任何有限責任合夥必須有 1 名或多於 1 名稱為普通合夥人的人,他們須對商號的一切債項及義務負上法律責任,以及有1名或多於1名稱為有限責任合夥人的人,在加入該合夥時,須分擔一筆或多筆款項作為資本底分擔價值已定的財產,而他們對有關商號的債項或義務所負的法律責任,不得超過所如此分擔的款額。條例亦規定有限責任合夥人不得參與管理合夥業務,也沒有約束商號的權力。
  2. 普通的無限合夥 - 每一有限責任合夥均必須按照上述條例註冊,如沒有註冊,則須當作為普通合夥,而每一名有限責任合夥人則須當作為普通合夥人。

    此外,有限責任合夥亦須要在公司註冊處註冊。由於有限責任合夥比普通合夥限制較多,創業人士一般傾向採用普通合夥或有限公司形式經營。

    成立合夥商號的手續也頗為簡單,但由於合夥商號涉及合夥人之間的合作和權益,所以合夥人之間應先訂立合約。合約可由合夥人自行制訂,亦可在合夥人自行協商後交由律師準備。雖然口頭協議也是合約的一種,但為避免將來在合夥人權責上有所爭拗,創業人士宜制訂書面合約。
由於合夥人之間及對合夥商號業務的責任重大,合約最好在合夥關係成立及公司運作之前制訂。合夥合約內容應該包括:
  • 合夥商號的成立日期及名稱
  • 各合夥人的姓名及資料、投資比例和投資金額
  • 各合夥人的角色、工作、權利及責任
  • 利潤和虧蝕的分配方法及比例、合夥商號的資產處理方法
  • 合夥人之間出現爭議時的處理方法
  • 現有合夥人退出及新合夥人加盟的機制
  • 解散合夥商號的條款及方法

合夥是一種結合資本和人才的經營模式,在資源上當然較獨資經營優勝。合夥經營亦有它的缺點,由於合夥商號涉及多位合夥人,合夥人之間若缺乏溝通,意見分歧,甚至互不信任,將大大影響整間公司的運作,甚至可能導致合夥人「拆夥」。合夥經營的風險主要源自於合夥人之間和合夥商號的信託關係,以及合夥人的無限責任的特性。一位合夥人錯誤的商業決定所導致的法律責任須由所有合夥人共同承擔,而該等責任是沒有上限的,創業人士在參與合夥經營前宜詳加考慮。


法團 (Incorporation)

香港公司法主要收錄於香港法例第622章《公司條例》。任何1人或多於1人可依據《公司條例》中關於組成公司及公司註冊的所有規定成立一間具法團地位並為合法目的而組成的有限法律責任公司或無限法律責任公司。
 

從法律角度來說,法團公司享有獨立的法人地位,即投資者及其經營的業務是獨立的兩個法律個體。獨資經營者或合夥商號的合夥人可以因為其公司業務控告他人或被他人檢控,法團公司則可以用一間公司的身分立約、控告他人或被他人檢控。
 

根據《公司條例》成立的法團公司,就其成員的法律責任可分為以下三類:
 

  1. 股份有限公司 (Company limited by shares) - 股份有限公司的成員的法律責任只限於各成員所分別持有的未繳款額。認購或持有公司股份者,無論是個人身份或是其他法團公司,都成為公司的成員,因為成員是公司股份的持有人,所以又稱為股東(Shareholder)。香港大部分的法團公司都以股份有限公司形式註冊。
  2. 擔保有限公司 (Company limited by guarantee) - 擔保有限公司並沒有股本。成員的法律責任只限於各成員藉組織章程細則分別承諾在公司清盤時支付作為公司資產的款額。香港部分非牟利機構會選擇以擔保有限公司的形式註冊。
  3. 無限公司 (Unlimited company) - 無限公司的成員的法律責任和合夥商號相似,其成員的法律責任是無限的。跟合夥商號不同的是,無限公司享有獨立法人地位。由於無限公司與合夥商號相似,大部分人會傾向以合夥商號形式成立公司,以免除法團公司的註冊手續和規定。
此外,股份有限公司可分為以下兩類:
  1. 私人股份有限公司 (Private Company Limited by Shares) - 《公司條例》第11條說明,一間公司屬私人公司如公司在其組織章程細則中,作出下列的規限:(1)限制成員轉讓股份的權利; (2) 將成員最高人數限於50人,(但不包括本身是有關公司僱員的成員,亦不包括曾同時是成員及有關公司僱員,但於不再是該公司僱員後仍繼續是成員的人);及(3)禁止邀請公眾人士認購該公司的任何股份或債權證;以及該公司不屬擔保有限公司。
  2. 公眾股份有限公司 (Public Company Limited by Shares) - 《公司條例》第12條說明,一間公司屬公眾公司如公司不屬私人公司及不屬擔保有限公司。要注意的如公司成員的數目超過50人,便必須成立為公眾公司。同時,公眾公司的章程細則也沒有禁止邀請公眾人士認購股份或債權證的規限,所以,公眾人士也可以購買公眾公司的股份,成為該公司的股東。如果公眾公司的股份買賣,是經各認可股票交易所進行的,這些公眾公司便稱為上市公司。此外,公眾公司不會享有私人公司的權利及豁免,例如根據《公司條例》第622條規定,公眾公司向公司註冊處交付周年申報表須包括載有核數師報告及董事報告的財務報表,私人公司則無須向公司註冊處交付有關帳目的資料。
法團公司的架構基本可分為兩部分:(i) 股東是組成公司的成員,也是公司的投資者,公司的利益亦是全體股東的利益。雖然股東是公司股份的持有人,卻不等於是公司業務的負責人,因為法團公司的業務管理和股權控制是分開的。(ii) 管理層,即公司董事,他們負責管理和營運,以及保障股東權益。除非董事同時是公司的股東,否則董事不一定擁有公司的股份。

相對於獨資公司和合夥商號,成立法團公司的手續較為複雜。以股份有限公司為例,有關公司註冊程序如下:

  1. 擬訂公司名稱。由於公司註冊處不接受相同公司名稱的註冊申請,創業人士應先登入公司註冊處的網上查冊中心(www.icris.cr.gov.hk)或使用該處的公司查冊流動版服務 (www.mobile-cr.gov.hk) 或前往該處的公眾查冊中心(金鐘道66號金鐘道政府合署13樓),免費查閱擬註冊的公司名稱是否已被登記使用。
  2. 製備公司的組織章程細則(Articles of Association)及填妥公司註冊處處長指明的表格NNC1「法團成立表格(股份有限公司)」,連同稅務局的IRBR1「致商業登記署通知書」及所須費用,以電子形式(經公司註冊處的「註冊易」網站或透過於App Store或Google Play免費下載的「CR交表易」流動應用程式)或印本形式交付公司註冊處。有關公司組織章程細則可參閱《公司(章程細則範本)公告》(第622H章) 的附表,附表1及2分別訂明供公眾股份有限公司及私人股份有限公司採納的章程細則範本。以電子形式交付的申請亦可採用「註冊易」所提供不同類別公司的章程細則的樣本。你可登入網址www.elegislation.gov.hk參閱《公司條例》及上述《公告》的全文。有關收費詳情可瀏覽公司註冊處(www.cr.gov.hk)及稅務局網頁(www.ird.gov.hk)。指明表格NNC1及IRBR1均可於公司註冊處網頁(www.cr.gov.hk)下載。
  3. 一般來說,如以電子形式交付註冊申請,公司可於一小時內獲發電子「公司註冊證明書」(Certificate of Incorporation,簡稱C.I.)及「商業登記證」;如以印本形式交付申請,印本證書一般可於4個工作日內發出(不包括交付文件當日)。電子證書與印本證書具有相同法律效力。公司在成立為法團後須根據《公司條例》的規定,向公司註冊處按時交付法定申報表登記,有關資料小冊子及表格可於公司註冊處網頁www.cr.gov.hk下載。
創業人士亦可委託會計師、律師或商業秘書公司代辦成立有限公司的手續。

開設法團公司有很多優點。首先,它具有獨立法人身份,可以公司名義擁有財產、經營和立約。此外,管理權和股權分家,即使公司的董事和股東有變動亦不會影響公司的延續性,股東亦可隨時轉讓股份予別人而不影響公司的運作。更重要的是,若以有限公司形式註冊,股東的責任僅限於他們的投資額,屬「有限責任」,如公司因債務問題而清盤,股東亦毋須以個人財產作償還,令創業人士的經營風險減至可預知的程度。

然而,成立法團公司的手續與及每年的申報和核數手續繁複,除了成立費用外,公司每年亦需負擔核數及公司秘書費用等開支。公司每年必須向公司註冊處交付周年申報表,申報公司的股本結構、股東及管理層等資料,供外界人士查閱。公眾公司所須披露的資料就更多,包括載有核數師報告及董事報告的財務報表。此外,法團公司的股本沒有最低的限制,只需一名人士在一份組織細則內簽署便可成立一間股份有限公司。很多銀行或財務機構在貸款給這些股本不多的有限公司時,會要求公司的股東或董事作私人擔保,不少商廈或店舖的業主亦會對這些公司租戶作出類似要求。


獨資公司、合夥商號與法團公司的比較

  獨資公司 合夥商號 法團公司
開業手續 開業後一個月內辦理商業登記。 合夥人之間訂立合約,並在開業後一個月內辦理商業登記。 擬定股東及董事架構後,辦理公司註冊及商業登記。上述手續亦可考慮委託會計師或律師代辦。
費用及往後的支出 商業登記費及徵費詳情,請瀏覽稅務局網頁(http://www.ird.gov.hk/
chi/tax/bre.htm
)。
與獨資公司一樣。
  • 需繳交公司註冊費用、商業登記費及破產欠薪保障基金徵費。(* 有關公司註冊的手續及費用等詳情,請瀏覽網頁www.cr.gov.hk)。
  • 如果由會計師或律師代辦需另外收費。
  • 往後每年要繳交周年申報表的登記費用及會計師核數費,核數費視乎帳目複雜程度而定。
債務/法律責任 經營者需對商號負有無限的債務和法律責任。 合夥人需共同承擔所有經營上的債務責任,債務和法律責任並且沒有上限(有限責任合夥公司除外)。 有限公司的責任僅限於在公司所持有的資產。股東的責任則只限於投資股份的金額,並不涉及個人財產。無限公司則除外。
經營者人數 一位經營者。 2人或以上。 1人或以上。有50位以上股東的公司須註冊為公眾公司。
管理權和公司擁有權 經營者同時擁有公司管理權及所有業權。 合夥商號的管理權及業權等詳情會於合夥人合約中訂明。

如沒有訂明者,則所有合夥人可享有同等的管理權及業權。
公司的董事擁有公司的管理權。公司股東則按股份比例享有公司的業權,但沒有管理權。
稅務 經營者需按利潤納個人利得稅。東主可選擇以個人入息稅形式課稅,以獲得免稅額的優惠。 合夥商號須以利得稅形式評稅,個別合夥人可申請以個人入息稅形式課稅,以獲得免稅額的優惠。 法團公司以公司利得稅形式課稅。課稅以後的利潤可當作股息向股東派發,股東毋須再次為股息課稅。
公司延續性 隨經營者轉讓、破產、結業而結束。 根據《合夥條例》,如任何合夥人死亡、破產或精神不健全,或在其他法例註明的情況下,除非合夥人之間另有協議,否則該合夥商號即告解散。 法團公司是獨立法人身份,不會因個別股東轉讓股份、破產或死亡而結束。
經由核數師
審核帳目
毋須 毋須 根據《公司條例》第394條,公司每年須委任核數師審核帳目。
資本及資產 所有資本由獨資經營者籌集。所有資產亦由其個人擁有。 資本由各合夥人籌集。資產由合夥人全體或部分擁有(視乎所訂定的合夥合約內容)。 資本由公司成員籌集。資產以公司名稱持有。

法團公司由成立至銀行開戶的程序圖

法團公司由成立至銀行開戶的程序圖登入公司註冊處的網上查冊中心(www.icris.gov.hk)或使用該處的公司查冊流動版服務(www.mobile-cr.gov.hk) 或到公司註冊處公眾查冊中心免費查閱擬註冊的公司名稱是否已被登記使用即時查閱向公司註冊處交付以下文件及所須費用: 1. 公司組織章程細則(Articles of Association)的文本 2. 指明表格NNC1「法團成立表格(股份有限公司)」或NNC1G「法團成立表格(股份有限公司以外的公司)」(須填報首任董事及公司秘書的資料及註冊辦事處地址) 3. IRBR1「致商業登記署通知書」如申請獲批准,公司註冊處一般會在4個工作日內發出公司註冊證明書(Certificate of Incorporation)及商業登記證(Business Registration Certificate) 如經「註冊易」或「CR交表易」流動應用程式(可於App Store或Google Play免費下載)以電子形式交付申請,有關電子證書一般可在1小時內發出公司註冊完成公司向銀行申請開戶時,銀行除了會要求公司提交公司註冊證明及商業證明等文件,也要求公司出示其他文件,例如董事局會議記錄,以證明該董事有權開設戶口及簽發支票。銀行亦會向公司註冊處及商業登記署查冊核實有關公司的資料開戶及查冊手續一般約需2-3星期完成銀行開戶辦理手續

註:由公司註冊至完成銀行開戶辦理,約需4星期。合夥商號的註冊及銀行開戶辦理,由於省卻公司註冊處的查冊及註冊手續,約可在3星期內完成。




7.3 專業人士協助


對創業人士來說,創業過程中確實有很多事項需要處理和決定。創業人士可以選擇事事親力親為,也可以委託專業人士代辦。專業人士一般都可以更快捷有效地代辦各項手續,提供專業意見,協助創業人士選擇最適合的公司架構和稅務安排,以及策劃公司大計。此外,市場上亦有不少商業管理顧問,他們可就生意組合、公司策略及管理等問題提供意見,協助公司發展。專業顧問服務並沒有固定的收費,如果創業人士需要這類專家的意見,應先向顧問查詢收費模式及可能涉及的費用,以免超出預算。


7.3.1 公司籌組


一般會計師及律師事務所都會替客戶辦理有限公司的註冊成立手續,由公司組織章程細則、註冊文件、以至公司圖章、金屬印章等,他們都可代為準備妥當。創業人士亦可向他們購入已註冊但尚未營業的現成公司,再進行更改公司名稱及轉換股東及董事等手續。除了會計師及律師事務所外,很多商業秘書公司亦有提供類似服務。值得注意的是這些現成公司的組織章程細則經已註冊,成為營業方針和組織運作的指標和藍圖,所以創業人士在購入這類公司前,應先瞭解有關的章程細則內容,如發現有不適用者,必須修改或刪除,以符合創業人士的要求和公司發展方向。

另外,在註冊合夥商號前,由於合夥人之間需要制定合約,部分合夥商號也會聘用律師協助編寫該合約,以免內容有遺漏及法律保障不足,費用則視乎合約的複雜程度而定。


7.3.2 公司行政


凡根據《公司條例》在香港成立為法團的公司,每年均須將其帳目交由執業會計師審核,並須向公司註冊處交付周年申報表(Annual Return)。此外,假若公司董事、公司秘書、股份、註冊辦事處地址、公司名稱等出現變動,亦須以指明表格向公司註冊處申報。

很多有限公司除了將帳目交予會計師核對外,亦會把報稅、籌備公司年報及其他商業秘書工作交由會計師、律師或秘書服務公司一併處理。相對有限公司,獨資公司和合夥商號每年只需向商業登記署辦理續期手續及向稅務局報稅便可。




7.4 企業管治


制定公司的管治模式是公司運作的重要一環。公司管治是圍繞「人」這個重要的元素,而牽涉到責任和權力等問題。

市面上有不少關於企業管治的資料,主要是針對大型公司及上市公司的管理,特別是有關公司管理層的操守、董事與股東之間的關係、披露上市公司的交易及公司對小投資者的保障等。

如果把企業管治看得闊一點,把它視為幫助公司建立一套完善管理系統的守則,目的是令公司上下都能以公司的整體利益為大前題,那麼,不論大企業或中小企業,都有建立良好管治及管理模式的需要。


7.4.1 管理模式


有關管理的理論和著作很多,但是沒有一套管理方式能適用於所有公司。最重要的是公司的管理模式與公司的生意營運和架構能夠配合和充分發揮作用。事實上,不少創業人士甚至以自創的管理風格也能成功建立自己的公司。

創業人士較常採納的管理方式,就是對公司的運作都會盡量親力親為,尤其是創業初期。到了業務逐步擴展起來時,創業人士便需要發展另一套更有效的管理模式,以配合公司發展。


7.4.2 企業文化


公司的管理人,在公司開業初期,應為公司建立一個屬於該公司的企業文化。所謂「企業文化」,是指企業的使命(mission)、企業的目標(vision)和企業的價值觀(value)。從公司制度(如公司的獎賞制度),可反映出公司的目標和價值觀,亦足以影響公司的運作和發展。每一間公司的使命、目標和價值觀各有不同,它們的企業文化也是獨特的。創業人士要為公司定下明確的使命,亦要制定公司的短、中、長期目標。公司的發展目標應該是可衡量及對公司發展有利的方向指標。


7.4.3 權力及責任


創業人士必須為公司的管理層及各職級員工清晰界定各人的職責和權力,這樣可避免因權責不清而產生誤會,或出現濫權及推卸責任等不公平的現象。


7.4.4 法團公司的董事


《公司條例》第2條將「董事」定義為包括任何職稱擔任董事職位的人。經常談論的公司管治問題就是法團公司的董事職責。由於法團公司的董事和股東是分開的,如何令董事與公司大小股東的利益一致是公司管理上的一大學問。

在任命董事時,除了要考慮資歷,亦要顧及董事的誠信、品格和領導才能。公司的股東需要訂下標準,方能客觀地選出有能力帶領公司發展及維護公司整體利益的董事管理層。

所有公司董事均應閱讀公司註冊處編製的《董事責任指引》,並熟悉該指引所概述的董事一般責任。公司應把該指引發給董事參考。該指引可於公司註冊處網頁(www.cr.gov.hk) 閱覽或下載,印文本亦可於香港金鐘道66號金鐘道政府合署13和14樓公司註冊處的詢問處索取。


7.4.5 良好溝通及合理透明度


要公司上下一心為著公司的整體利益行事,管理層和員工需要有良好的溝通。溝通可以是正式的會議及公文上的往來,亦可以是非正式的閒談和工作以外的分享交流。

公司的運作(如組織、架構、策略、改革等)要保持一定的透明度,讓公司內各階層瞭解到公司的營運狀況以作配合。有限公司需要對股東(不論大小股東)有足夠的溝通和保持透明度,讓他們可作出明智的投資。管理層亦要留意,由於公司營運或許涉及商業秘密,所以應保持合理和適當的透明度。


7.4.6 公司的社會責任


企業管治主要強調公司成員要對公司的整體利益負責。其實公司本身對社會亦有一定的責任,包括要在公平公正的「遊戲規則」下營商,不可純粹為了利益而作出貪污舞弊或以不法手段打擊對手等行為。廉政公署為私營及公共機構特別編製的「防貪錦囊」,提供一般性的防貪意見,有助各機構堵塞容易出現於不同工作範圍的貪污漏洞。這些指引涵蓋多個不同範疇,詳情請參閱廉政公署網站http://www.icac.org.hk/tc/corruption_prevention_department/pt/index.html。此外,公司亦應有一套良好的道德標準,不可純粹為了利益而作出一些有違道德的生意或行為,因為道德誠信的管治往往是維護公司聲譽,促進公司長遠發展的成功因素。





7.5 退出計劃


創業人士懷著興奮的心情籌組公司之際,仍要冷靜地想想如果將來生意不理想,或者生意很理想而吸引其他公司來收購,應如何處理。這就是所謂的「退出計劃」(Exit Plan/Exit Strategy)。

公司的業務蒸蒸日上,作為創業人士固然雀躍,若遇上外來投資者提出收購公司業務,創業人士除了要考慮收購價錢是否足以反映公司的價值外,亦要考慮自己是否願意接受收購建議,將自己一手創立的公司拱手讓予他人,然後再創另一番事業。

但假若公司的生意每況愈下,創業人士亦須考慮是否值得繼續經營,或是要結束營業。事實上,結束公司業務的原因有很多,可能是因為生意失敗、股東或合夥人意見不合、東主或合夥人轉行、退休、移民等。所以即使創業人士在創業時雄心壯志,仍要對公司結業的方法、程序,導致公司結業的原因,以及生意失敗的徵兆等有一定的認識。


7.5.1 經常檢討營運狀況


結束公司的原因有很多,除了轉行、退休、移民等一些與生意無關的原因外,最常見的三種情況是:

  • 生意長期虧本,導致公司資不抵債而被迫結業。
  • 生意虧本,雖不致資不抵債,但前途未明,公司主動決定結業。
  • 生意雖有盈利,但現金週轉不靈,無法應付短期債務而被迫結業。
導致以上情況的原因也有很多,事前總會出現一些徵兆。當發現這些徵兆時,創業人士應及早補救,或可幫助公司渡過危機。部分生意失敗的徵兆包括:
  • 生意額及利潤開始下降
  • 成本開始上升
  • 客戶拖欠比率上升,影響流動資金
  • 流動資金時常不足以應付日常運作
  • 存貨積存過多過久
  • 公司債務攀升
  • 生意競爭越趨激烈或行業、市場收縮

要及早發現危機,最重要是經常留意和檢討公司的營運財政狀況,定期把公司的生意額、利潤、成本等與公司以前的業績作比較,同時亦要注意現金流向,存貨量及債務的升跌等。部分創業人士只注重銷售額,沒有經常檢討營運及市場狀況,完全忽略了危機出現的徵兆,往往是造成公司結業的主要原因。


7.5.2 結束公司前後的考慮事項


如果公司的生意較預期差,應盡早想辦法改善,一方面要提高銷售額,另一方面要減低成本。若因為種種的原因亦無法改善過來,便可能需要考慮結束營業。

作為公司的負責人要明白到結束公司對股東來說未必是一件壞事。因為如果勉強地經營下去,繼續虧本,反而會令股東的利益和公司的資產長期受損,最終甚至無法翻身。

公司結業時要辦理的手續和需要考慮的事項較開業相對複雜得多,因為當中涉及多方面的權益,包括債權人、員工、東主/合夥人/股東的權益。

簡單來說,由於獨資公司的東主及合夥商號的合夥人都須對公司債務負上無限的責任,若獨資公司或合夥商號在資不抵債的情況下結業,東主或合夥人便須以個人財產償債。如果個人財產不足以清還債務,便可能被迫個人破產,或需向法院申請「自願安排」程序,與債權人訂立償債方案。至於有限公司,由於股東對有限公司的債務責任只限於他們投資在公司股份的資金,因此,他們僅須在公司結束時,負責未完全繳付的股份金額(如有的話)。

結束有限公司時需要考慮以下數點:

  • 公司的償債能力
  • 公司是否已經停止運作
  • 結束公司所涉及的費用
  • 由公司股東主動結束公司或由債權人提出申請(在資不抵債的情形下)
  • 公司結束的迫切性(特別針對有限公司資產流失的情況)

由於每間公司的狀況不同,因此結束方法、手續、費用、時間和所涉及的股東及債權人權益也有不同,有關程序亦比較複雜,宜與會計師或律師詳細研究。


7.5.3 結束公司的程序


獨資公司及合夥商號

如果獨資公司及合夥商號並無負債或將會完全償還債務,那麼結束公司的主要程序便是向商業登記署辦理取消商業登記。如果該公司資不抵債,債權人仍可在公司結業後向有關東主或合夥人索償。將來若要復業,只需向商業登記署重新申請有關的商業登記即可。


法團公司

若法團是私人公司或擔保有限公司且具有足夠的償債能力,可向公司註冊處申請撤銷註冊(Deregistration),條件包括:

  1. 公司所有成員均同意撤銷註冊;
  2. 公司從未開始營運或經營業務,或在緊接提出申請之前的3個月內沒有營運或經營業務;
  3. 公司沒有尚未清償的債務;
  4. 公司不是任何法律程序的一方;
  5. 公司的資產不包含位於香港的不動產;
  6. (如公司是控權公司)該公司的所有附屬公司的資產均不包含位於香港的不動產;及
  7. 公司已取得稅務局局長發出的不反對撤銷公司註冊的書面通知。

整個申請程序大約需時5個月。


在有能力償債的情況下,公司亦可考慮由股東主動申請成員自願清盤 (members' voluntary winding-up) 。如果公司無力償債,則可由董事安排申請債權人自動清盤 (creditors' voluntary winding-up) 或由法院強制該公司清盤。當中涉及的法律程序、清盤人的委任、文件的處理、債權的驗証、債權人的會議手續等都相當複雜,需時頗長,宜由有處理清盤個案經驗的會計師或律師處理。




7.6 常見問題


問: 本人正準備創業,可惜近期在街上看見另一間店鋪的商號與本人將採用的公司名稱接近,請問我是否可以使用相近的公司名稱?
答: 你宜先到商業登記署查核商號名稱是否已被登記。除非商號的名稱與國家或政府部門、或非常出名的公司相同,一般獨資公司或合夥商號的名稱並沒有此種限制,所以有相同或相近的名稱出現是可能的。假若創業人士以有限公司形式經營,根據《公司條例》,擬採用的公司名稱不能與已註冊的公司名稱相同。假若你以一般獨資公司或合夥形式經營,根據《商業登記條例》的規定,商號名稱不能使人聯想到有關業務與政府或任何公共機構有關;或使人聯想到有關業務是以有限責任形式成立。除此之外,商號名稱並無其他特別限制。
   
問: 本人希望在工餘時間做一些小生意,但預計收入不多,請問註冊一間公司的最低費用是多少?
答: 如果以獨資公司或合夥商號形式開業,你只須申辦商業登記證和每年續期便可。假如你是從事服務行業而每月平均生意額低於HK$10,000;又或是其他行業(如貨品銷售等)而每月生意額低於HK $30,000,便可申請豁免繳交商業登記費。這豁免並不適用於有限公司。創業人士須在提交商業登記申請的一個月內遞交豁免費用的申請表格。詳情請參閱稅務局的網頁。
   
問: 本人將全家移民外國,雖然公司仍然賺錢,但仍打算結束業務,請問有關手續如何?
答: 如果公司的商譽和資產尚有價值,或生意仍有利潤,除了將公司結束外,你亦可考慮將公司頂讓。你可聘用商業顧問尋找買家,部分會計師及律師亦有提供這類服務;你亦可自行尋找買家或聯絡同業朋友,打聽是否有其他投資者對收購業務表示興趣。有關結束公司的手續及方法,請參考本篇7.5章。
   
問: 本人開設的有限公司暫時並無業務運作,請問可否向有關部門申請暫停公司運作,待將來公司再運作後才重新有關的申報?
答: 假若你的私人有限公司沒有業務運作,但將來仍有可能重新運作,你可考慮將公司宣布為「不活動公司」(Dormant Company)。根據《公司條例》第5條規定,合資格的私人有限公司可通過特別決議,宣布公司將會自某日起處於不活動狀態。不活動公司可獲豁免一系列的規定,包括每年向公司註冊處交付的周年申報表,但公司仍需每年更新商業登記及繳交商業登記費。若你將來決定恢復有關公司的運作,可向公司註冊處交付另一份特別決議,宣布公司擬進行一項會計交易,並在交付該特別決議後恢復活動。

 

 

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