⑥人力資源
6.1 引言
香港人力市場概況
無論創業人士從事哪種行業,都需要僱用適當的人力資源輔助業務的發展,因為單憑一己之力去開發及經營業務是不容易的。
要成功發展生意,就必須懂得「用人之道」。除了要了解僱員的優點和缺點,也要認識有關的勞工法例和正確的勞資觀念。
若創業人士經已制定公司的營運和業務發展策略,包括對員工的工作要求、數量和職位等,便須著手聘請員工。不同的招聘渠道和方法涉及的成本及效率會有所不同。另外,考核求職者亦需要一定的技巧。當員工隊伍組成後,適當的培訓和管理是決定員工能否為公司帶來裨益的重要一環。
單從以上的簡介,大家不難發現,要擁有一個良好的員工組合絕非易事,創業人士需要多加留意。
6.2 人力資源的類別
要滿足公司對人力資源的需求,除了公開招聘外,創業人士亦可考慮身邊的人手,例如家人及親友。以下介紹各類人力資源的特性。
人力資源種類 | 優點 | 弱點 | 注意事項 |
老闆 |
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親戚、朋友 |
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全職/長期僱員 |
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臨時僱員 |
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外判公司 |
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6.3 評估所需員工的種類和數目
創業人士應透過規劃公司的整體架構,來評估所需人才的類型及數目,以達致最佳的運作模式和最有效的工作流程。
6.3.1 制定公司的營運架構
創業人士需衡量公司架構上的需要及預期的工作量,聘用適當的員工,讓他們各展所長,合力經營業務。(詳情請瀏覽第2篇《市場機會》)
制定公司架構時,可考慮以下問題,從而得出基本的員工數目、級別及種類:
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(1) 公司開業初期,業務性質主要是什麼?
(2) 公司的運作模式(即公司的整體架構)怎樣?
(3) 公司的工作流程(即各職位及職責的分配)怎樣?
(4) 這些工作需要什麼人才(即員工的基本學歷、技術及工作經驗等)?
(5) 需要多少人手才能完成?
(6) 長工、短工、全職及兼職的比例是多少?
6.3.2 公司將來的發展需要
在計劃創業時,創業人士應已對有關業務的前景作出評估,而在衡量人力資源時,應務實地預測銷售情況及開業初期的業績,避免評估過於樂觀。
值得注意是,創業人士要考慮公司主力發展的方向,以及可能選擇的二線發展路向。在招聘人手時,盡可能選拔一些在兩種發展方向下都合適的人選,以便應付公司未來的發展和變動。
6.3.3 資金的影響
一般公司在開業初期資金都會較為短絀,這時創業人士要先考慮最根本的問題,就是新公司在財政上可聘請多少員工。
為了減低營運成本,聘用兼職員工亦不失為一個權宜之策。聘用期間可給予他們培訓,從而物色合適的人選,於將來轉聘為長期僱員,協助未來的業務發展。
6.3.4 員工的經驗及工作能力
在招聘員工前,僱主需先評估各職位的工作要求,例如主管級的職務可能包括管理及訓練下屬,從而決定所需員工所要擁有的資歷、教育水平、工作能力及經驗。此外,一個有經驗的員工,辦事能力可能勝過數個新人,僱主在招聘時宜仔細衡量公司的需要,以免浪費資源。
6.3.5 比較同行的情況
創業人士可參考同行的公司,觀察同業的工作量及人力資源狀況。若創業人士是「新手」,可考慮請教行內的「老行尊」。
6.3.6 諮詢有關行業的工會
如果創業人士對該行業所需的人力資源及相關資料(如平均薪酬水平)的認識不足,可考慮向該行業的工會查詢。部份工會更備有一些有關該行業人力資源的數字和其他資料可供參考。
6.3.7 有效地使員工增值
僱主可以透過培訓提升員工的工作能力和增加他們可從事不同工種的工作能力,此舉有助減少人手和提高成本效益。然而創業人士不應期望員工的增值培訓可於短期內見效,所以在創業初期仍需按公司需要招聘足夠員工。
6.3.8 市場上的人力供求情況
市場上某些工種的人力資源或會較為短缺,如要聘用這類員工,成本會較為高昂,創業人士可考慮以外判形式解決問題。
依據以上各項原則,創業人士可先草擬一份有關公司人力資源的大綱,在作出深入的考慮、檢討和計算後才落實執行。
6.4 聘請員工
在制定公司架構及列明所需員工的清單後,下一步便是進行招聘。
6.4.1 招聘程序
招聘程序基本上可分為三部分:
(1) 決定需要僱主決定招聘的員工種類和數目後,可為每個職位編製一份職務分析表,詳列其職位、工作性質、範圍和特點。根據職務分析,制定對各職位的要求(包括學歷和經驗)、僱用條件(如工資和福利),以及僱用形式(即長期、短期、全職和兼職等)。僱主更可擬定對各職位工作表現之期望,但宜將心比心,以實際可行為原則。
(2) 尋找人選
要尋找合適的人選有不同的方法,僱主可按公司需要和成本效益而選取合適的招聘途徑。
(3) 面試和甄選
僱主先從不同的應徵者中挑選符合基本條件者進行面試,並根據公司對該職位的要求和應徵者的質素,選拔最合適的人才。
6.4.1 招聘程序
招聘途徑大致可分兩類:私人介紹及公開招聘。
招聘途徑 | 成本 | 優點 | 缺點 |
私人介紹(包括親友及員工等) |
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招聘廣告 |
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人事顧問公司 |
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勞工處 |
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僱員再培訓局 |
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職業訓練局 |
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各大專院校 |
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6.4.3 編寫招聘廣告
一個有效的招聘廣告,必須在有限的版面空間裏營造最大的吸引力。因此,廣告的內容務求精簡齊全,並要將資料清楚列出。
參考上例,一則招聘廣告的主要資料須包括:
- 工作地點:必須盡量清楚,至少提及區域。
- 職位:應指明級別,如「資深」或「初級」等,減少不合適者提出申請。
- 職責:概述主要的工作範圍。
- 學歷和資格要求:可就工作需要列明有關要求,但不能在性別、年齡及其他可能觸犯平等機會條例的範疇上,作出帶有歧視成分的要求,詳情可瀏覽平等機會委員會的網頁 (http://www.eoc.org.hk),或致電2511 8211查詢。
- 聯絡方法:須提供適當的聯絡方法,但要留意會否為公司造成不便。
- 薪酬及福利:提供有關資料,可增加廣告的吸引力,並讓求職者預先對薪酬水平心中有數。不過,標明薪酬的多少可能會影響面試時的議價彈性,因此可選用較籠統的字眼,如「薪酬視乎經驗而定」。
- 工作時間:如果該職位需要輪班,或只需在某時段作兼職,宜清楚說明,提高招聘成效。
招聘廣告小貼士
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6.4.4 如何從簡歷及面試中作出甄選
不論僱主採用任何招聘渠道,最終仍要在云云應徵者中,甄別最佳人選。甄選時可參考以下幾點:
(1) |
教育水平和資歷 申請人具備良好的教育背景和資歷,足可反映其潛質和才能。對於初級職員的要求可較為寬鬆,因為僱主可考慮利用校外進修及在職培訓提升他們的工作能力。 |
(2) |
經驗 因應職級考慮所需員工的年資及經驗。如果僱主是新創業人士,對該行業經驗不足,便更需要聘用經驗豐富的員工協助。 |
(3) |
個人條件 個人條件也是重要的考慮因素,其中包括員工的性格及處事態度等。僱主應考慮各不同職能所需要的性格和態度,例如營業員要有開朗和積極的性格,會計人員則要有耐性和較為細心。 |
(4) |
潛質/未來動向 僱主除了要評估應徵者是否適合該職位,還要考慮他能否配合公司未來的發展,以及所提供的工作與員工本身的事業發展方向是否吻合。如員工本身希望有機會出國發展,正可配合公司日後開拓海外市場的需要。 |
(5) |
背景 僱主亦可留意應徵者轉換工作的頻密程度、家庭背景和文化背景等,此等因素也能反映其工作態度和模式。僱主可先從簡歷中剔除不合適的應徵者,然後再邀請合適的人選進行面試。 |
6.4.5 面試的流程與評估
目的
(1) |
單靠求職信及簡歷難以全面反映應徵者的表現,應包括應對技巧、儀容和語言能力等。 |
(2) |
讓應徵者有機會進一步了解工作崗位的要求和需要,衡量自己是否適合這份工作。 |
總括而言,面試是勞資雙方考慮對方的過程。
一般程序
(1) | 收集應徵者的資料,並按需要存留副本,如履歷、學歷證書和介紹信等。 |
(2) | 開始時,負責人應先簡介工作內容及公司背景。 |
(3) | 面試內容一般會針對應徵者的工作技能、專業知識、應變能力、應對技巧、處事態度和個人性格。 |
(4) | 給予應徵者發問時間,發問的內容及態度將反映應徵者對工作的誠意。 |
(5) | 完成初次面試,可視乎職位重要性而決定是否需要第二輪面試和篩選。 |
(6) | 最後甄選:僱主根據履歷和面試的表現作出決定後,宜盡快與對方落實聘任,以免人才流失。 |
面試負責人須知
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聘請合約內容概要
部分規模較大的公司會聘請律師草擬僱傭合約,但一般公司則由僱主或人事部的負責人草擬。詳細資料可參考勞工處印製的《僱傭合約樣本》,該樣本可於網頁:http://www.labour.gov.hk/tc/public/emp_cont/index.htm下載。 |
綜合第三章及第四章,可見招聘不同崗位有不同的處理方法。僱主必須懂得如何安排和計劃人力資源分配。以下是以一間茶餐廳為例,具體解釋有關的招聘安排:
舉例︰茶餐廳的人力資源安排
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6.5 員工管理
6.5.1 管理架構
不論公司規模大小,除非只有老闆一人,否則都有人事管理的需要。有些小型公司的老闆對此不以為然,但其實有效的人事管理能避免公司員工的職務分配含糊,削弱工作效率及公司整體生產力,是公司良好發展的開端。因此,在公司成立時制定健全的管理架構,對公司的長遠發展是十分重要的。
公司的架構主要指其運作流程(包括對內及對外)、各部門的工作範圍及各職位的權責分配。僱主有責任向員工解釋這個架構藍圖,以促進部門間和職員間的相互配合和團隊精神。
(1) |
員工與員工之間的合作 首要是確立各員工的職務和權責分配,讓他們各展所長。身為老闆應為公司樹立榜樣,將焦點放在表現和業績上,要求員工互相合作,並鼓勵和諧的工作氣氛。這樣做有助提高工作效率,避免員工間明爭暗鬥等複雜的人事關係。 假如員工出現不和,身為管理人員便要從中調解,但注意要對事不對人,幫理不幫親,這樣才能服眾以及建立威信。 |
(2) |
僱主與員工的合作 創業初期公司的規模通常較小,僱主與員工的關係會較為密切,勞資關係可能會直接影響整間公司的工作氣氛,所以勞資雙方的溝通是相當重要。溝通應該是雙向的,老闆在指示員工之餘,也要讓下屬有向管理層表達意見的空間,這種做法既可提高公司的透明度,也有助改進公司的制度。 至於溝通渠道,除了員工會議,僱主也可以利用非正式的場合,如午飯閒談和公司旅行等,促進雙方的了解和關係。 另外,僱主如果事無大小都跟進處理,其工作量必定過重,所以在雙方互信的基礎下,將權力下放才為上策。對有責任心又可靠的員工,不妨多給機會,讓他更投入工作,增加對公司的歸屬感。因為僱員的原動力不單來自薪酬,工作上的成功感和滿足感也相當重要。 |
6.5.2 員工訓練
訓練員工主要是為了提升他們的工作能力、質素和熱誠。訓練可分兩方面,就是「入職培訓」及「在職培訓」。
(1) 入職培訓讓新僱員了解公司的政策和運作程序,熟習工作環境及自身職務。(2) 在職訓練
先要了解員工對工作的認識程度,以便分配合適的職務。在提供在職訓練時,須緊記給予員工清晰的指示。在督導的過程中,可向員工提出問題,確定他們已能掌握有關的工作程序及方法,避免誤會和減少錯誤。
如有需要,除了公司內部的培訓,還可鼓勵員工參加坊間舉辦的相關課程,此等課程尤其適合一些需要專業技術或資格的工種。員工不斷提升自己,緊貼業界的新趨勢,既可引進新思維,也能提升公司的競爭力。
有關在職培訓的資料,可向以下機構查詢:
- 香港生產力促進局課程查詢 (https://www.hkpc.org/zh-HK/hkpc-academy/latest-training-programmes)
- 職業訓練局 (http://www.vtc.edu.hk/)
- 香港管理專業協會 (http://www.hkma.org.hk)
香港各大專上學院均有定時舉辦不同的培訓課程,有興趣者可瀏覽各院校的網頁。
6.5.3 賞罰制度
公平公開的賞罰制度,是管理員工的重要環節。僱主一般會利用調整薪酬、獎金和福利等作為賞罰手法。過於寬鬆的制度形同虛設,過於嚴苛卻又容易引致勞資關係惡劣,兩者對公司發展都有不良影響。
事實上,一般機構都以表現為原則作為薪酬制度的基準。值得注意是標準要清楚、可行和公平,創業人士可向有關人事顧問諮詢意見。
僱主除了可以用金錢獎勵員工,還可以舉辦一些文娛康樂活動,例如公司旅行,在輕鬆的氣氛下,讓大家多點溝通,有助建立團隊精神。在職訓練也是福利的一種。員工培訓除了給予員工自我增值的機會,同時亦可提高其工作能力,可謂一舉兩得。
遇到工作表現未如理想的員工,管理人員應先尋找問題所在和根源,並向員工指出問題及解決方案,給予他們學習和改善的機會。若有屢勸不改者,就可能要作出警告及處分,包括扣除獎金、調職,甚至開除職務。
若最終決定要解僱員工,僱主須按照合約,給予解僱通知期或代通知金。通知期長短是根據雙方的合約協定,但不可少於七天 ; 代通知金則相等於通知期內僱員可賺取的工資,在試用期的首月內解僱員工則不受此限制。至於僱員如欲離職,同樣要遵守以上規定。
在某些情況下,僱主可即時解僱員工而無須預先通知或給予代通知金,包括僱員故意不服從僱主合法合理的命令或行為不當等,祇有在僱員犯了非常嚴重的過失或經多次警告仍不改善的情況下才適用。即時解僱是嚴重的紀律處分,僱主不應輕率引用,以免影響公司士氣。
6.5.4 勞資糾紛
面對各種勞資糾紛或有關僱傭合約及勞工法例的問題時,僱主和員工往往因為本身對有關法律不甚了解,加上雙方的立場不同,可能引起一些不必要的衝突。
勞資雙方其實可以在有關問題上尋求勞工處的幫助。勞工處的勞資關係科專責就勞資關係及雙方在《僱傭條例》、《最低工資條例》規定下的權利和義務,提供諮詢及調停服務。
若僱主和僱員需要終止僱傭合約,並欲查詢有關雙方的責任和權利等問題,可聯絡勞工處勞資關係科,或致電查詢熱線27171771 (此熱線由「1823」接聽)。
勞工處亦定期出版一系列刊物及專題的參考小冊子,詳情請瀏覽有關網頁:http://www.labour.gov.hk/tc/public/index.htm。
6.5.5 重要的資產
不少老闆只將員工當作生意的支出部分,每當生意遇到波折時就馬上想到減薪及裁員。其實,從另一個角度來看,一群有經驗和有歸屬感的員工對公司來說是一項重要的資產,這資產將為公司帶來長遠的利益。減薪和裁員將會對公司的士氣帶來嚴重的打擊,而且當生意恢復增長時要重新招聘及培訓員工亦會相當費時。除非到了危急關頭,或對生意前景極不看好時,否則應先考慮其他開源節流的途徑。即使有需要在薪金上作出調整,亦可考慮與員工研究不同節流方法的可能性。對員工保持透明度,可令公司上下一心,共同渡過難關。
6.6 基本僱傭保障
勞工法例 香港有一系列保障勞工權益的法例,僱主應予以尊重及切實執行,建立良好的勞資關係。
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強積金 現時,不論全職或兼職僱員、與及自僱人士(包括獨資公司的東主及合夥業務合夥人),均須參加強積金計劃,已參加認可豁免的職業退休計劃者及其他指定類別人士除外。 凡在一份僱傭合約下受僱滿 60 日或以上,僱員便受強積金法例保障。僱主須選取註冊強積金計劃,並在每段供款期內,將僱主及僱員供款部分(僱員部分將從僱員薪金中扣除),向有關計劃供款。 《強積金條例》又規定,月入 7,100 元以上的在職人士的強積金供款為收入之 5%,而僱主及僱員的強制性供款額上限,各為每月港幣 1,500 元,或每年 18,000 元;有關供款可用作扣除利得稅(上限不超過僱員總薪酬的 15% )。若月入低於 7,100 元,僱主須按僱員入息5%向註冊強積金計劃作強制性供款,而僱員則毋需承擔任何供款。 創業人士 (即僱主) 即使自己月薪不足 7,100 元,仍要向註冊的強積金代理商辦理登記手續,並且每年向其申報入息。 詳情可瀏覽強積金管理局網頁(http://www.mpfa.org.hk/tch/main/index.jsp),或致電 2918 0102 查詢。 |
稅務 在僱傭方面,僱主須每年向稅務局申報僱員的實際薪酬,並填寫「僱主填報的薪酬及長俸報稅表」,但毋須為外判公司的員工報稅。 詳情可瀏覽稅務局網頁(http://www.ird.gov.hk),或致電187 8088查詢。 |
6.7 常見問題
問: | 本人準備開設一間家居雜貨店,想找家中的菲傭在下午到店鋪幫手,這樣做可以嗎? |
答: | 海外家庭傭工的工作只限於家務範圍,僱主不能要求外傭協助打理僱主的生意,否則將觸犯香港法例第115章<<入境條例>>的規定。 |
問: | 如果員工的自身工作表現優異,但是和同事之間的關係差劣,僱主應該怎辦? |
答: | 僱主應先了解該員工和其他同事不和的原因,視乎問題的嚴重性跟進事態發展,向理虧的一方提出你的關注,並作出警告。若屢勸無效而且問題相當嚴重,便應馬上採取行動,必要時唯有壯士斷臂,以免影響團隊合作精神。 |
問: | 本人的餐廳近月生意大旺,請問可否要求員工暫時每星期工作七天,並以薪代假,直至旺期完結為止? |
答: | 根據《僱傭條例》,僱員每七天可享有不少於一天休息日。另外,法例亦規定,僱主不得以款項代替發放法定假日。根據法例規定,如需要員工在休息日或法定假日工作,便應為員工另定休息日及安排另定假日。僱主並可考慮加聘臨時員工去應付近期的生意,而非單靠增加原有員工的工作量。 |
問: | 本人是一家香港公司的東主,生產廠房設於內地。我聘用了一位營業代理,他並沒有和本公司簽訂任何僱傭合約,而他的工作只是在港接單後送往內地廠房生產。請問本人要為這位營業代理作強積金供款嗎? |
答: |
這名營業代理既無僱傭合約,也並非公司員工,表面上他屬於獨立承包人,所以是自僱人士,應該由他自己負責強積金供款,公司不需負責。 要判斷這位營業代理的身份究竟是公司僱員還是所謂的承包人,必須進一步考究其他資料,包括計算報酬的方法(按接單數量計或月薪)、執行工作的自由度(如是否須受上司的監管)等因素。愈受公司監管的員工,雙方就愈有可能被裁定存有僱傭關係。因此,以上內容只供參考,詳情可參考勞工處的指引。 |
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